Zásady zpracování osobních údajů

1. Kdo je správcem vašich údajů

Správcem osobních údajů je společnost LifeEducation s.r.o., se sídlem Zbraslavská 12/11, Malá Chuchle, 159 00 Praha 5, IČO: 08900671, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 327258 (dále jen „my" nebo „správce"). Pod značkou FitWay40 poskytujeme osobní tréninky a výživové služby pro ženy 40+ ve VT GYM (VT GYM, Mladoboleslavská 1116, 197 00 Praha 9 – Kbely).

Ve věcech osobních údajů nás kontaktujte na klienti@zateckal.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jsme nejmenovali, protože nám tuto povinnost zákon neukládá.

2. Odkud údaje máme

Osobní údaje získáváme přímo od vás, když vyplníte formulář nebo dotazník na webu fitway40.cz, když nám napíšete nebo zavoláte, a dále v průběhu naší spolupráce (tréninky, měření, konzultace). Nezískáváme údaje z veřejných zdrojů ani je od nikoho nekupujeme.

3. Jaké údaje zpracováváme

• Kontaktní formulář na webu: jméno a příjmení, e-mail, telefon (volitelně) a text vašeho dotazu.
• Dotazník k rezervaci zkušebního tréninku: jméno a příjmení, e-mail, telefon a vaše odpovědi (zájem o tréninky ve VT GYM, frekvence a čas tréninků, zkušenosti s cvičením, kdy chcete začít, délka spolupráce, jak jste se o nás dozvěděli a případný kód kamarádky u doporučení).
• Údaje ke smlouvě a fakturaci: zvolený balíček, fakturační údaje (u podnikatelů IČO a DIČ) a platební historie.
• Údaje o průběhu spolupráce: tréninkové záznamy, docházka, výsledky měření tělesného složení (InBody), jídelníček a jeho úpravy.
• Informace o zdravotním stavu a fyzické kondici, které nám sami sdělíte, abychom vám mohli sestavit správný a bezpečný trénink (například zdravotní omezení, úrazy nebo bolesti). Zpracováváme jen to, co nám sami řeknete a co je potřebné pro vedení tréninku. Jde o zvláštní kategorii údajů, kterou zpracováváme na základě vašeho výslovného souhlasu.
• Komentář na blogu: jméno, které u komentáře uvedete, text komentáře a nepovinně e-mail. Jméno a text zveřejňujeme na webu, e-mail nikdy, ten slouží jen k tomu, abychom vám mohli odpovědět.
• Komunikace s námi (e-mail, SMS, telefon, Telegram) a základní technické údaje nutné pro provoz a zabezpečení webu.

4. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

• Vyřízení dotazu z kontaktního formuláře: na základě našeho oprávněného zájmu odpovědět vám, případně jednání o smlouvě.
• Zpracování dotazníku a domluvení zkušebního tréninku: na základě opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost. Po odeslání vás kontaktujeme, domluvíme termín a potvrzení vám můžeme zaslat e-mailem nebo SMS.
• Uzavření a plnění smlouvy: poskytování osobních tréninků a výživových služeb, vedení tréninkových a klientských záznamů, měření i jejich vyhodnocení, a to i v naší klientské aplikaci.
• Zdravotní údaje pro bezpečné nastavení tréninku a výživy: na základě vašeho výslovného souhlasu, který můžete kdykoli odvolat.
• Účetnictví a plnění daňových a dalších zákonných povinností: na základě právní povinnosti.
• Ochrana našich práv a řešení případných sporů: na základě oprávněného zájmu.
• Zveřejnění komentáře na blogu: na základě souhlasu, který udělíte zaškrtnutím políčka ve formuláři. Souhlas můžete kdykoli odvolat a komentář smažeme.
• Zasílání novinek a nabídek: pouze s vaším souhlasem, který můžete kdykoli odvolat, například odkazem v každém e-mailu.

5. Je poskytnutí údajů povinné

Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez uvedení jména a kontaktu vám ale nedokážeme odpovědět, domluvit zkušební trénink ani poskytovat naše služby. Bez potřebných zdravotních informací nemůžeme zaručit bezpečné nastavení tréninku a výživy.

6. Komu údaje předáváme

Údaje zpracováváme především sami v rámci našeho týmu. V nezbytném rozsahu je předáváme prověřeným zpracovatelům, se kterými máme uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů a kteří pro nás zajišťují provoz:

• provozovatel hostingu webu a webových formulářů (Netlify),
• nástroj pro automatizaci a propojení služeb (Make),
• nástroj pro interní komunikaci týmu o nových poptávkách (Slack),
• e-mailové služby (Google Workspace) a SMS brána pro potvrzení a komunikaci (BulkGate),
• nástroj pro e-mailový marketing a zasílání novinek (SmartEmailing),
• platforma pro online prodej a fakturaci (FAPI) a platforma pro elektronické podepisování smluv (Signi),
• reklamní platforma Meta (Facebook) pro měření a cílení reklamy,
• Google Ireland Limited (Google Analytics) pro měření návštěvnosti webu,
• nástroj pro správu klientů a poznámek (Notion) a naše vlastní klientská a admin aplikace,
• účetní a osoby zajišťující fakturaci a plnění daňových povinností.

7. Předání mimo Evropskou unii

Někteří naši zpracovatelé (například Netlify, Slack, Google, Meta nebo Notion) mohou osobní údaje zpracovávat i mimo Evropskou unii, zejména ve Spojených státech. V takovém případě je předání zajištěno vhodnými zárukami podle GDPR, zejména standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí, případně účastí zpracovatele v programu EU-US Data Privacy Framework.

8. Jak dlouho údaje uchováváme

• Dotazy a poptávky, ze kterých nevznikne spolupráce: nejdéle 1 rok od poslední komunikace.
• Tréninkové a klientské záznamy: 3 roky od ukončení spolupráce.
• Zdravotní údaje: po dobu spolupráce a poté nejdéle 3 roky, případně do odvolání souhlasu.
• Fakturační a účetní doklady: 10 let, jak vyžaduje zákon.
• Kontakty pro marketing (se souhlasem): do odvolání souhlasu, nejdéle 5 let.
• Komentáře na blogu: do odvolání souhlasu nebo do smazání článku.

9. Cookies

Web fitway40.cz sám o sobě používá technicky nezbytné cookies potřebné pro jeho provoz, bezpečnost a fungování formulářů.

Pro reklamu a měření její účinnosti využíváme platformu Meta (Facebook) a službu Google Analytics 4. Marketingové a měřicí technologie (Facebook pixel a měřicí kód Google Analytics) nasazujeme pouze tehdy, pokud jste k tomu udělili souhlas prostřednictvím cookie lišty. Bez souhlasu se tyto skripty vůbec nenačtou. Souhlas je dobrovolný a můžete jej kdykoli změnit nebo odvolat, aniž by to ovlivnilo funkčnost webu.

Google Analytics nám ukazuje, odkud návštěvnice přicházejí a které stránky je zajímají. Data zpracovává společnost Google Ireland Limited jako náš zpracovatel, IP adresa se anonymizuje a signály pro personalizovanou reklamu máme vypnuté.

Nezávisle na cookie liště používáme vlastní měření návštěvnosti, které neukládá do vašeho prohlížeče žádné cookies ani jiné identifikátory a nesbírá údaje, podle kterých by vás šlo identifikovat. Proto běží i tehdy, když souhlas nedáte.

Stejně funguje hodnocení článků na blogu. Neukládá do vašeho prohlížeče nic. Že už jste článek hodnotila, poznáme jen podle údaje, který se každý den mění a nelze z něj nikoho dohledat, takže hodnocení nepotřebuje souhlas s cookies.

10. Zabezpečení a automatizované rozhodování

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, aby byly vaše údaje chráněny před ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem, například přístup pouze pro pověřené členy týmu, zabezpečený přenos dat a smlouvy o zpracování s dodavateli.

Při zpracování vašich údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

11. Vaše práva

Ve vztahu ke svým údajům máte právo na přístup k nim, na jejich opravu nebo výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo kdykoli odvolat udělený souhlas (odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním). Žádosti vyřizujeme zpravidla do 30 dnů.

Žádosti a dotazy posílejte na klienti@zateckal.cz. Pokud se domníváte, že vaše údaje zpracováváme v rozporu s předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat, aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce s datem účinnosti uvedeným v záhlaví.